Служебные поездки могут быть как связанными с производственной деятельностью (для заключения договоров, приобретения оборудования, проведения пусконаладочных работ и т.п.), так и не имеющие непосредственной связи с производством (участие в корпоративных или спортивных мероприятиях).
Если с возмещением расходов работников в первом случае вопросов у контролирующих органов не возникает, то при возмещении затрат по служебным поездкам второй группы нужно быть готовым к претензиям со стороны налоговых органов.
Финансисты не относят такие поездки работников к командировкам и не признают в них производственной необходимости, считая, что они совершаются в интересах работников. В тоже время, корпоративные мероприятия, как правило, организуются в целях повышения имиджевой составляющей деятельности организации, а также в целях сплочения коллектива и создания положительного микроклимата в компании. И, кроме того, участие в подобных мероприятиях далеко не всегда происходит на добровольной основе.
По мнению Минфина РФ, поскольку участие в корпоративно-спортивных мероприятиях не связано с производственной деятельностью работников и выполнением ими служебных поручений, то указанные поездки не могут являться командировками, а расходы, связанные с участием работников организации в данных мероприятиях, не могут являться командировочными расходами (Письма от 21.06.2013 г № 03-04-06/23587, от 14.08.2013 № 03-04-06/33039, от 20.09.2013 № 03-04-06/39113).
Соответственно, оплата организацией за своих сотрудников расходов, связанных с участием в спортивных и корпоративных мероприятиях, таких как взнос за участие, оплата проезда и проживания, стоимость аренды спортивного поля, помещений и автобусов, стоимость развлекательной программы, питания, является доходом сотрудников, полученным в натуральной форме, а стоимость такой оплаты, а также суммы суточных подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке.
При этом если при проведении спортивного или корпоративного мероприятия в отношении каких-либо доходов отсутствует возможность персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную сотрудниками, то дохода, подлежащего обложению НДФЛ, не возникает (Письма Минфина РФ от 30.01.2013 № 03-04-06/6-29, от 06.03.2013 № 03-04-06/6715, от 03.04.2013 № 03-04-05/6-333, от 14.08.2013 № 03-04-06/33039).
Обратите внимание, что при получении сотрудниками организации доходов от участия в корпоративных мероприятиях, подлежащих налогообложению, в целях выполнения обязанностей налогового агента, организация должна принимать все возможные меры по оценке и учету экономической выгоды (дохода), получаемой сотрудниками. В частности, достаточно легко могут быть персонифицированы затраты на проезд и проживание сотрудников. Если из документов, которые подтверждают расходы на проведение мероприятия, не видно, какие суммы потрачены на каждого конкретного работника, то и рассчитывать, удерживать и уплачивать НДФЛ не нужно, поскольку доходы должны иметь адресный характер, то есть они должны быть получены конкретными лицами.
В последнее время при организации спортивных мероприятий появилась практика заключения с работниками гражданско - правовых договоров на безвозмездное выполнение работ, оказание услуг и возмещение расходов добровольцев в целях освобождения от НДФЛ соответствующих выплат по п.3.1. ст. 217 НК РФ.
Пунктом 3.1 ст. 217 НК РФ предусмотрено освобождение от обложения НДФЛ выплат, производимых добровольцам в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является безвозмездное выполнение работ, оказание услуг, на возмещение расходов добровольцев, связанных с исполнением таких договоров, на наем жилого помещения, на проезд к месту осуществления благотворительной деятельности и обратно, на питание (за исключением расходов на питание в сумме, превышающей размеры суточных, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ).
По мнению Минфина РФ, поскольку поездки сотрудников организации для участия в спортивных соревнованиях и творческих конкурсах не предполагают выполнения ими работ, предоставления услуг в рамках гражданско-правовых договоров, а также, принимая во внимание цели благотворительной деятельности, они не могут для целей налогообложения являться поездками, совершаемыми для осуществления благотворительной деятельности (Письмо Минфина РФ от 08.11.2013 № 03-04-06/47861).
Доходы физического лица подлежат освобождению от обложения НДФЛ в соответствии с п.3.1. ст. 217 НК РФ при соблюдении следующих условий (Письмо Минфина РФ от 31.10.2013 № 03-04-06/46618):

• наличия договора добровольца с юридическим лицом, осуществляющим благотворительную деятельность;
• определения в этом договоре безвозмездно оказываемых добровольцем услуг или выполняемых им работ, которые должны соответствовать целям благотворительной деятельности.

Цели благотворительной деятельности должны соответствовать перечню, установленному ст.2 Федерального закона от 11.08.1995 № 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях».
Указанные договоры должны быть заключены в письменной форме и могут предусматривать возмещение связанных с их исполнением расходов добровольцев на наем жилого помещения, проезд до места назначения и обратно, питание (Письма Минфина РФ от 26.06.2013 № 03-04-06/24302, от 20.08.2012 № 03-04-06/6-251).
Следовательно, даже если организация заключит со своими работниками гражданско-правовые договоры, предметом которых будет безвозмездное оказание ими услуг (выполнение работ) в качестве добровольцев в интересах организации в виде участия в мероприятиях непроизводственного характера, это не будет квалифицировано в качестве добровольческой деятельности (за исключением ситуации, когда само мероприятие является благотворительным и соответствует всем условиям Закона № 135-ФЗ).
Следует отметить, что арбитражная практика в целом складывается в пользу налогоплательщиков, признавая, что расходы на участие работников в корпоративных мероприятиях не облагаются НДФЛ.
Основным аргументом при квалификации поездок работников в качестве служебных командировок у арбитров является то, что направление работников для участия в спортивных и корпоративных мероприятиях осуществляется по инициативе работодателя и в интересах его деятельности и соответствует признакам служебной командировки. Работники при этом не имеют экономической выгоды от компенсации произведенных расходов, в связи с чем спорные выплаты не формируют налогооблагаемую базу по НДФЛ.
Подобные выводы содержат Постановления ФАС Московского округа от 12.03.2012 по делу № А40-35658/10-4-154, от 18.11.2010 № КА-А40/14213-10 по делу № А40-169073/09-115-1272, ФАС Северо-Кавказского округа от 08.05.2009 по делу № А63-13178/2008-С4-33, ФАС Восточно-Сибирского округа от 25.06.2007 № А33-6072/06-Ф02-3596/07.

М. Кириченко, к.э.н., аудитор-консультант ООО «ЭРКОН», член СОА НП «Российская коллегия аудиторов».