Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Местом постоянной работы является место расположения организации (обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором, заключенным с работником. Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Обратите внимание: Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
В зависимости от срока, на который командируется работник и места назначения, служебные командировки могут быть следующих видов:
При направлении работника в командировку следует руководствоваться положениями гл. 24 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках).
В целом порядок документального оформления и возмещения командировочных расходов не зависит от вида служебной командировки, за исключением некоторых особенностей, существующих для однодневных и зарубежных командировок.
Кто может быть направлен в служебную командировку
В служебную командировку можно направить только работника организации, т.е. лицо, которое состоит с ней в трудовых отношениях.
Обратите внимание: в служебную командировку нельзя направить лицо, не состоящее в штате организации, т.е. того, с кем заключен договор гражданско-правового характера (подряда, оказания услуг и т.п.), или работника другой организации.
Работник обязан направиться в командировку по распоряжению работодателя. Необоснованный отказ от командировки является нарушением трудовой дисциплины, за которое работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. 192 - 193 ТК РФ.
При этом работодатель не вправе направлять в командировку работника, в отношении которого законодательно установлены запреты либо ограничения для направления в служебную командировку, соответственно, если работодатель направит в служебную командировку такого работника, а последний от нее откажется, то взыскание к работнику не применяется.
Так, действующим законодательством запрещено направлять в служебные командировки следующих работников:
- беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);
- работников в возрасте до 18 лет (исключение составляют творческие работники средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством РФ (ст. 268 ТК РФ)). Перечень работников, особенности трудовой деятельности которых установлены ТК РФ, утвержден Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252;
- зарегистрированного кандидата (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации»).
Кроме того, в служебные командировки не могут направляться работники в период действия ученического договора, если эти командировки не связаны с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).
Существуют также категории работников, которые могут быть направлены в служебную командировку только с их согласия (соответственно – имеют право от командировки отказаться) и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением (ст. 259, 264 ТК РФ):
- женщины, имеющие детей до трех лет;
- матери и отцы, воспитывающие детей до пяти лет без супруга (супруги);
- опекуны (попечители) несовершеннолетних;
- работники, имеющие детей-инвалидов, а также осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
Вышеуказанные лица должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. Установленной формы такого ознакомления не предусмотрено, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.
Документальное оформление служебных командировок
В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ), каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, за исключением форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленных уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, кассовые документы).
Обратите внимание - Постановления Госкомстата РФ, которыми утверждались унифицированные формы первичной учетной документации, в настоящее время не отменены.
Разрабатывая собственные формы первичных учетных документов, можно взять за основу унифицированные формы, при этом следует учитывать, что первичный учетный документ обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона № 402-ФЗ:
- наименование и дату составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события, подписи указанных лиц, фамилии и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц.
Контролирующие структуры дают достаточно противоречивые разъяснения по вопросу применения первичных документов, в том числе служащих для оформления служебных командировок.
Так например, рассматривая вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, Минтруд России указал, что соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, установленным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (Письмо от 14.02.2013 № 14-2-291).
При этом, по мнению Роструда, с 1 января 2013 года негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно (Письмо от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).
Учитывая противоречивые позиции контролирующих структур, во избежание претензий к самостоятельно разработанным формам первичных учетных документов и рисков непризнания затрат по ним, вместо разработки собственных первичных документов можно пойти по иному пути – утвердить в качестве применяемых форм первичных учетных документов унифицированные формы. При необходимости их можно дополнить недостающими графами или строками.Запрета на использование унифицированных форм в Законе № 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.
Таким образом, хозяйствующий субъект может выбрать один из следующих вариантов действий:
- разработать и утвердить собственные формы первичных учетных документов, принимая во внимание действующие ограничения;
- утвердить унифицированные формы первичных учетных документов;
- утвердить унифицированные формы первичных учетных документов, дополнив их необходимыми графами и строками;
При направлении работника в служебную командировку оформляются следующие документы:
- Служебное задание;
- Приказ;
- Командировочное удостоверение.