Для отражения расходов на обучение в составе затрат необходимо выполнение следующих условий: 

• обучение должно осуществляться российскими образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию, либо иностранными образовательными учреждениями, имеющими соответствующий статус;
• обучение должны проходить работники, заключившие с организацией-налогоплательщиком трудовой договор, или физические лица, заключившие с налогоплательщиком договор, предусматривающий обязанность физического лица не позднее трех месяцев после окончания обучения, оплаченного налогоплательщиком, заключить с ним трудовой договор и отработать не менее одного года.

При отражении в составе затрат, учитываемых для исчисления налога на прибыль, расходов на обучение необходимо наличие следующих документов:

• договора на обучение с организацией, имеющей соответствующую лицензию на образовательные услуги, в котором должна быть ссылка на действующую лицензию (в идеале нужно иметь в наличии копию лицензии);
• приказа руководителя о направлении сотрудника на обучение, учебной программы образовательного учреждения с указанием количества часов посещений (Письмо Минфина России от 21.04.2010 N 03-03-06/2/77);
• акта на оказанные услуги по обучению работников, в котором в обязательном порядке должны присутствовать: ссылка на договор, Ф.И.О. лица, прошедшего обучение (профессиональную подготовку, переподготовку и т.п.), наименование курса, по которому проводилось обучение, место и время проведения обучения;
• документа, выданного слушателю курсов (образовательной программы), в качестве которого могут выступать диплом, удостоверение о повышении квалификации, сертификат и т.п.

В качестве документов, подтверждающих соответствующий статус иностранных образовательных учреждений, могут использоваться лицензия образовательного учреждения, его программа, устав либо иные документы, перечень которых зависит от специфики деятельности учреждения, а также требований законодательства иностранного государства в отношении подтверждения статуса образовательного учреждения (Письмо Минфина России от 05.08.2010 N 03-04-06/6-163).
Если проводилось обучение физического лица, не являющегося работником налогоплательщика, помимо указанных документов у налогоплательщика должен быть договор, отражающий, с одной стороны, обязательство налогоплательщика оплатить обучение по определенной программе, а с другой - обязательство лица, проходящего обучение, заключить с налогоплательщиком трудовой договор на срок не менее одного года.
При отражении в учете расходов на обучение работников необходимо иметь в виду, что по данной статье могут быть учтены именно расходы на образовательные программы (обучение, повышение квалификации, профессиональная подготовка и переподготовка), а не расходы на организацию отдыха и развлечений или содержание образовательных учреждений.
Например, если сумма оплаты за обучение перечислена на счет образовательной организации в качестве взноса в какой-либо фонд либо оформлена как безвозмездная помощь образовательному учреждению, суммы такой оплаты не будут признаны налоговыми органами как расходы на обучение даже при наличии документа об обучении работника.
Каких-либо иных критериев (помимо определенных п. 3 ст. 264 НК РФ), которым должны соответствовать расходы на обучение, профессиональную подготовку или переподготовку работников, в частности критериев, предусматривающих зависимость учета указанных расходов от количества часов обучения, профессиональной подготовки или переподготовки работников, гл. 25 НК РФ не установлено (Письмо Минфина России от 12.03.2010 N 03-03-06/2/42).
Кроме того, на порядок отражения в составе затрат расходов на обучение работников, работающих по трудовому договору, не влияли ни продолжительность работы по трудовому договору, ни вероятность его расторжения после окончания обучения.
При этом установлены следующие особенности отражения в составе затрат расходов на обучение физических лиц, не состоящих с налогоплательщиком в трудовых отношениях.
В соответствии с пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ в случае, когда трудовой договор между физическим лицом (не являющимся работником налогоплательщика) и налогоплательщиком был прекращен до истечения одного года с даты начала его действия, налогоплательщик обязан включить во внереализационные доходы отчетного (налогового) периода, в котором прекратил действие данный трудовой договор, сумму платы за обучение, учтенную ранее при исчислении налоговой базы.
Если трудовой договор физического лица с налогоплательщиком не был заключен по истечении трех месяцев после окончания обучения, профессиональной подготовки или переподготовки, оплаченных налогоплательщиком, указанные расходы также включаются во внереализационные доходы отчетного (налогового) периода, в котором истек данный срок заключения трудового договора.
Исключение составляют случаи прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон.

Согласно действующему трудовому законодательству к обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, относятся (ст. 83 ТК РФ):

• призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;
• восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда;
• неизбрание на должность;
• осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу;
• признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением;
• смерть работника либо работодателя - физического лица, а также признание судом работника либо работодателя - физического лица умершим или безвестно отсутствующим;
• наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и др.);
• дисквалификация или иное административное наказание, исключающее возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору;
• другие обстоятельства в соответствии со ст. 83 ТК РФ.

Датой осуществления расходов на плату сторонним организациям за выполненные ими работы (предоставленные услуги) при применении метода начисления признается дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, организация обязана учесть суммы, ранее уплаченные за обучение, в составе внереализационных доходов в целях исчисления налога на прибыль в случаях (Письма Минфина России от 08.09.2009 N 03-03-06/1/575, от 10.09.2009 N 03-04-06-02/67):

• расторжения трудового договора с физическим лицом, не состоявшим в трудовых отношениях с организацией на момент обучения, до истечения одного года с момента заключения такого договора;
• если трудовой договор с физическим лицом не был заключен по истечении трех месяцев с момента окончания обучения.

Суммы платы за обучение работника по основным и дополнительным общеобразовательным и профессиональным образовательным программам, его профессиональную подготовку и переподготовку в соответствующих образовательных учреждениях освобождаются от обложения НДФЛ в соответствии с п. 21 ст. 217 НК РФ.
При этом наличие или отсутствие трудовых отношений с организацией, оплатившей обучение, не имеет значения для освобождения от уплаты НДФЛ, поскольку такого условия НК РФ не содержит.
Согласно п. 12 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ) не подлежат обложению страховыми взносами суммы платы за обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, в том числе за профессиональную подготовку и переподготовку работников.
По мнению Минздравсоцразвития России, оплата обучения работника, проводимого по инициативе работодателя с целью более эффективного выполнения им трудовых обязанностей, вне зависимости от формы такого обучения не подлежит обложению страховыми взносами на основании ст. 9 Закона N 212-ФЗ (Письма от 05.08.2010 N 2519-19, от 06.08.2010 N 2538-19). 

Источник: "Финансовая газета. Региональный выпуск", 2011, N 5