О том, что делать, если работник потерял ранее выданную трудовую книжку, уклоняется от получения трудовой книжки при увольнении и других проблемных вопросах, связанных с оформлением трудовых книжек говорится в настоящей статье.
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона.
Работодатель обязан ознакомить работника (под роспись) с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении.
Все записи в трудовой книжке должны производиться без каких-либо сокращений чернилами черного, синего или фиолетового цвета и иметь в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. При заполнении трудовых книжек даты во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Если работник помимо основной работы работает по совместительству в иных организациях, то по его желанию, сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Для учета трудовых книжек в организациях должна вестись книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле. Невостребованные трудовые книжки должны храниться в организации 75 лет (п.664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.10 № 558).
Порядок внесения исправлений в трудовую книжку
Записи в трудовой книжке могут быть изменены, причем порядок внесения изменений зависит от их характера:
- изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов;
- исправление ранее сделанной неправильной или неточной записи в трудовой книжке производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем - физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
При обнаружении неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей указывается, что запись недействительна, при этом не допускается зачеркивание ранее внесенных записей.
Исправления в трудовой книжке осуществляются только на основании документов, свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).
Следует отметить, что исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Если работник поменял фамилию. Внесение изменений в записи в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Внесение изменений (дополнений) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.
Если обнаружена ошибка. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается - изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.
Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.
Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
Действия работодателя при утрате работником трудовой книжки
При утрате трудовой книжки работнику выдается дубликат, порядок оформления которого зависит от того, в какой момент произошла такая утрата:
- если работник уже уволился с предыдущего места работы и не нашел новое – дубликат выдает работодатель по последнему месту работы;
- если работник уже принят на работу (устраивается на работу) к новому работодателю, то дубликат выдает новый работодатель.
Основанием для подобных выводов являются следующие положения законодательства.
В соответствии с ч. 5 ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
При этом, согласно п.31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, в случае если работником утрачена трудовая книжка, он обязан незамедлительно сообщить в письменной форме об этом работодателю по последнему месту работы, а работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления.
При оформлении дубликата трудовой книжки, необходимо учитывать следующее.
В дубликате должны быть отражены: сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами; сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
В случае, если в утраченной трудовой книжке имелись записи, признанные недействительными, то работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной (п.33 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г № 225).
Особый порядок выдачи дубликатов трудовых книжек установлен, если произошли массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). В указанных случаях трудовой стаж работников, трудовые книжки которых утрачены устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.
При этом, если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
На основании акта, составленного по результатам работы комиссии, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника, работодателем выдается работнику дубликат трудовой книжки.
Порядок восстановления трудовых книжек граждан, утраченных в результате стихийных природных пожаров, разъяснен письмом Минздравсоцразвития РФ от 06.08.10 № 12-3/10/2-6752.
Выдача трудовой книжки при увольнении работника
В соответствии с действующими Правилами ведения трудовых книжек, при увольнении работника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении.
Достаточно часто бывают ситуации, когда работник по каким-либо причинам уклоняется от получения трудовой книжки, либо трудовая книжка не может быть выдана в установленный срок в связи с отсутствием работника. В таком случае работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
Следует отметить, что пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
При отправке трудовой книжки по указанному работником адресу в графе 13 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них следует указать «отправлена по почте», а в графе 12 дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении будет соответствовать времени, когда работник фактически получил свою трудовую книжку и расписался об этом в уведомлении о вручении.
При получении трудовой книжки лично в связи с увольнением работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Отсутствие подписи работника в получении трудовой книжки влечет за собой риск предъявления впоследствии к организации претензий, что трудовая книжка работнику не выдавалась.
Заявление от работника и копию квитанции об отправке ценным письмом следует хранить как приложение к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей у ним в течение 75 лет (п. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.10 № 558)
Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек
Ведение, хранение, учет и выдача трудовых книжек должно осуществляться специально уполномоченным лицом, назначаемым приказом (распоряжением) работодателя.
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
В настоящее время КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда (ст.5.27) и за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (ст. 13.20).
Нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет применение следующих мер ответственности:
- должностных лиц – административный штраф в размере от 1000,0 до 5000,0 руб., повторное нарушение должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет.
- ИП – административный штраф от 1000,0 до 5000,0 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- юридических лиц – административный штраф от 30000,0 до 50000,0 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, предусмотрена ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от 100,0 до 300,0 руб.; на должностных лиц - от 300,0 до 500,0 рублей.
Источник: Профессионал Дон-Консультант, 2011, № 6